1. Verantwortlicher
CONVOCIS GbR · Graf-Stauffenberg-Ring 80 · 61350 Bad Homburg v. d. Höhe – Dornholzhausen · admin@convocis.com · +49 1575 3658705
2. Welche Daten wir verarbeiten
- Kontaktinformationen: Name, E-Mail, Telefonnummer — etwa wenn du einen Demo-Termin buchst.
- Restaurantdaten: Name, Adresse, Öffnungszeiten deines Betriebs.
- Anrufdaten: Rufnummern, Dauer und Inhalte von Gesprächen, die der KI-Agent für dich entgegennimmt.
- Nutzungsdaten: Logins und Aktivitäten im Dashboard.
- Zugriffsdaten dieser Website: technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite) zur Bereitstellung und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Rechtsgrundlagen sind die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unsere berechtigten Interessen am sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Verarbeitung durch den KI-Agenten
- Sprachaufnahmen werden nicht dauerhaft gespeichert.
- Transkriptionen werden für maximal 90 Tage aufbewahrt und danach automatisch gelöscht.
- Kundeninformationen werden so lange gespeichert, wie sie für die Bestell- bzw. Reservierungsabwicklung nötig sind (mindestens 30 Tage).
- Deine Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
4. Digitale Treuekarte im Wallet
Für Restaurants, die unsere digitale Treuekarte einsetzen, verarbeiten wir Daten der Gäste dieses Restaurants. Verantwortlich dafür ist das jeweilige Restaurant; wir handeln in dessen Auftrag und nach dessen Weisung (Art. 28 DSGVO).
Welche Daten
- Bei der Anmeldung: Name und E-Mail-Adresse, die du selbst einträgst, eine automatisch vergebene Kundennummer und der Zeitpunkt der Anmeldung.
- Beim Sammeln: dein Stempel- bzw. Punktestand, wann du einen Stempel bekommen hast, und welche Prämien du eingelöst hast — gegebenenfalls samt Tisch, auf dessen Rechnung die Prämie steht.
- Bei Bestellungen am Tisch (sofern das Restaurant das anbietet): die bestellten Positionen, Betrag, Zeitpunkt und Tischnummer sowie deine Angaben zu Sonderwünschen oder Unverträglichkeiten. Letztere können Angaben zur Gesundheit enthalten (Art. 9 DSGVO). Wir verarbeiten sie ausschließlich, um deine Bestellung richtig zuzubereiten, und nur, weil du sie von dir aus mitteilst.
Rechtsgrundlage ist die Durchführung des Treueprogramms, an dem du teilnimmst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Teilnahme ist freiwillig; ohne Karte kannst du bestellen und bezahlen wie jeder andere Gast.
Deine E-Mail-Adresse dient dazu, dein Konto eindeutig zuzuordnen — etwa wenn du deine Karte verlierst oder die Löschung verlangst. Werbung bekommst du darüber nur, wenn du eingewilligt hast (siehe unten).
Die Karte in Google Wallet
Wenn du die Karte in Google Wallet speicherst, übermitteln wir an Google: deinen Namen, deinen Stempel- bzw. Punktestand, den Namen des Restaurants und eine Kennung deiner Karte. Das ist technisch notwendig, damit die Karte auf deinem Gerät erscheint und sich aktualisiert. Ob du diesen Schritt gehst, entscheidest du selbst.
Anbieter ist die Google Ireland Limited. Eine Verarbeitung auch in den USA ist dabei nicht ausgeschlossen; Google ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Für die Verarbeitung durch Google gelten dessen eigene Datenschutzbestimmungen.
Der QR-Code auf der Karte enthält nur diese Kennung — keinen Namen und keine E-Mail-Adresse. Das Personal scannt ihn, um dir einen Stempel zu geben oder eine Prämie einzulösen.
Angebote und Neuigkeiten
Hinweise zu deiner eigenen Karte — etwa „Stempel erhalten“ oder „Dein Tisch ist frei“ — gehören zum Treueprogramm und erscheinen als Mitteilung auf deinem Handy.
Angebote und Neuigkeiten des Restaurants bekommst du nur, wenn du bei der Anmeldung gesondert eingewilligt hast — dann per E-Mail und als Mitteilung auf deine Karte. Das Kästchen ist nicht vorausgewählt, und die Karte funktioniert unabhängig davon. Rechtsgrundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); du kannst sie jederzeit widerrufen — eine Nachricht an die unten genannte Adresse genügt. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
Wo die Daten liegen
Die Daten der Treuekarte liegen bei Supabase (Postgres-Datenbank, Rechenzentrum in Stockholm, Schweden) als Auftragsverarbeiter. Unser Server steht bei Hetzner in der EU. Bestellungen gehen zusätzlich an das Kassen- und Küchensystem des Restaurants, damit die Küche sie sieht.
Wie lange — und was beim Löschen passiert
Wir speichern dein Konto, solange du am Treueprogramm teilnimmst. Auf Wunsch löschen wir es jederzeit — eine Nachricht an die unten genannte Adresse genügt.
Beim Löschen entfernen wir:
- deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und deine Kundennummer,
- deinen Stempel- bzw. Punktestand samt Verlauf,
- deine eingelösten Prämien und deine Einwilligung.
Deine Karte in Google Wallet wird als abgelaufen markiert; aus dem Wallet entfernst du sie selbst. Bestellungen bleiben beim Restaurant erhalten, weil es sie für seine Buchhaltung braucht — aber ohne Verbindung zu dir. In unseren Sicherungskopien stehen gelöschte Konten noch höchstens 14 Tage, danach sind auch sie überschrieben.
5. Cookies und Reichweitenmessung
Diese Website setzt nur technisch notwendige Cookies (z. B. für Login-Sessions im Dashboard) und verwendet keine Werbe- oder Tracking-Dienste Dritter.
Zur Reichweitenmessung nutzen wir die selbst gehostete Analysesoftware Umami auf unserem eigenen Server in Deutschland. Umami verwendet keine Cookies, speichert nichts auf deinem Gerät, erstellt keine Nutzerprofile und speichert keine vollständigen IP-Adressen. Erfasst werden nur anonymisierte, aggregierte Kennzahlen wie Seitenaufrufe, ungefähre Herkunft, Gerätetyp und die verweisende Seite. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer statistischen Auswertung der Websitenutzung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.
6. Sicherheit
Wir schützen deine Daten mit TLS 1.3 bei der Übertragung und AES-256 bei der Speicherung, mit Zugriffskontrolle und Audit-Logs, täglichen Backups, Firewalls, DDoS-Schutz und Intrusion Detection. Unsere Server stehen in der EU.
7. Auftragsverarbeiter
Wir setzen sorgfältig ausgewählte, DSGVO-konforme Dienstleister ein — u. a. für Hosting (EU-Server), E-Mail-Versand und KI-Modelle externer Anbieter, die ausschließlich für Transkription und Analyse genutzt werden. Mit allen bestehen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Weitergabe deiner Daten an Dritte zu eigenen Zwecken findet nicht statt (Ausnahme: gesetzliche Verpflichtungen).
8. Deine Rechte
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.
9. Kontakt in Datenschutzfragen
admin@convocis.com — wir antworten innerhalb der gesetzlichen Fristen.